Tietosuojaseloste ja evästeet

Rekisteriseloste: Asiakastietojen käsittely Minuntalli Oy:ssa.

1. Rekisterinpitäjä

Minuntalli Oy 24760637
C/O Vesamasa Oy, Rautatienkatu 19 A 33
15110 Lahti
020 7199 050
myynti@minuntalli.fi
(Yhteyshenkilö: Niko Manne, niko@minuntalli.fi)

2. Rekisterien nimet

• asiakkuuden hallintajärjestelmä
• tallitilojen vuokrausjärjestelmä
• reskontrajärjestelmät
• markkinointijärjestelmät, jotka sisältävät myös hakuvahtitoiminnon
• kameravalvonta

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Minuntallissa jaamme henkilötiedot asiakkuus- ja vuokrasuhteen perustamiseen ja hoitoon liittyviin tietoihin, tallitilojen vuokraukseen liittyviin tietoihin sekä markkinointiin ja viestintään liittyviin tietoihin ja kameravalvontaan. Sopimussuhteen syntymisen edellytyksenä on, että asiakkaana annat meille tarvittavat henkilötiedot. Pidämme kaikki henkilötiedot luottamuksellisina.

Asiakkuus- ja vuokrasuhteen hoito
Asiakkuus- ja vuokrasuhteen hoitoon, vuokraukseen liittyvien henkilötietojen käsittely perustuu sopimussuhteeseen tai vuokraukseen tai Minuntallin oikeutettuun etuun. Minuntallin oikeutettu etu liittyy liiketoiminnallisiin intresseihimme, kuten esimerkiksi palveluiden laadunvalvontaan, palveluiden kehittämiseen ja asiakastyytyväisyyden mittaamiseen. Oikeutettu etu liittyy lisäksi riskien kartoitukseen ja hallintaan, Minuntallin oikeuksien ja omaisuuden suojaamiseen sekä fyysisen- ja tietoturvallisuuden toteuttamiseen.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tallitilojen vuokraus ja siihen liittyvän liiketoiminnan hallinnointi ja kehittäminen, asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen sekä vuokranantajan oikeuksista ja velvollisuuksista huolehtiminen.

Vuokrareskontran hoitamisessa tarvitsemme asiakkaan henkilötietoja vuokrien, käyttökorvausten, korjauslaskujen ja muiden laskujen perinnässä sekä niihin liittyvässä palvelussa.
Käsittelemme henkilötietoja myös vuokratallien ja -kiinteistöjen kunnossapidon yhteydessä, vikailmoitusten hoitamisessa ja vuokrasopimusten hallinnan yhteydessä. Tarvitsemme henkilötietojasi talleihin liittyvissä vikailmoitus-, korjaus-, tarkastus- ja tallin vaihtotilanteissa sekä vuokrasopimusten hallinnassa ja palvelujen toimittamisessa. Jos olet asiakkaamme, henkilötietojasi voidaan käyttää tallikohtaisen energian ja veden kulutuksen seurannassa sekä muissa kiinteistöteknisissä mittauksissa saattaa esiintyä henkilötietoja.

Vapaat tallit yhteydenottolomakkeen lähettäminen nettisivujemme kautta, lähettämällä sähköpostia meille tai soittamalla numeroomme (-roihimme) yhteydessä antamasi tiedot rinnastetaan sopimussuhteeseen liittyviin tietoihin.

Kameravalvonta
Voimme kerätä kameravalvontatietoja turvallisuuden ja oikeusturvan varmistamiseksi Minuntallin pihapiirissä kuten sisäänkäyntien läheisyydessä sekä jätehuoltopisteissä, tallitiloissa sisällä emme käytä kameravalvontaa. Käytämme tietoja rikos- ja vahinkotapahtumien selvittelyyn sekä tarvittaessa turvallisuuden valvontaan. Ilmoitamme kameravalvonnasta näkyvällä kyltillä, piha-alueelle saapuessasi, jossa kameravalvonta on käytössä.

Markkinointi
Markkinointiimme liittyvien tietojen käsittely voi tapahtua joko Minuntallin liiketoiminnan kehittämiseen liittyvään oikeutettuun etuun tai asiakkaan voimassa olevaan suostumukseen perustuen. Sähköinen suoramarkkinointi edellyttää suostumustasi myös silloin, kun olet jo Minuntallin asiakas- tai sopimuskumppani. Tallitilojen markkinoinnissa ja asiakassuhteiden hoidossa tarvitsemme asiakkaan henkilötietoja asiakaspalvelun hoitamisessa ja niitä vastaavien palvelujen perustietojen ylläpidossa.

Asiakastietojärjestelmän tietoja käytetään myös sähköisten ja painettujen uutiskirjeiden sekä vastaavien tiedotteiden lähettämiseen.

Automatisointi
Emme lähtökohtaisesti tee henkilötietojen perusteella kokonaan automaattista päätöksentekoa. Voimme kuitenkin luokitella rekisteröityjä asiakkaita automaattisesti tiettyjen ennalta määriteltyjen kriteerien perusteella markkinoinnin kohdistamista sekä kyselytutkimusten tulkintaa varten. Näin kehitämme tallikantaamme ja palveluitamme tehokkaammin. Luokittelu ei kuitenkaan johda automaattisesti oikeudellisiin tai vastaaviin vaikutuksiin rekisteröidylle.

4. Rekisterien tietosisältö

Asiakkuuden hallinta
Asiakkuuden hallinta- ja vuokrajärjestelmiin, reskontrajärjestelmiin, markkinointijärjestelmiin, kiinteistö-, asiakas- ja reskontrarekistereihin voidaan tallentaa vuokralaisista, kanssavuokralaisista, yhteismaksajista ja autopaikan vuokraajista seuraavia tietoja:
Henkilön nimi, syntymäaika, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, IP-osoite, asiakasnumero, luotto- ja maksukäyttäytymistiedot, viranomaisten määräämät tietojen luovutuskiellot, vuokrasopimustiedot, vuokran- ja muiden vuokrasuhteeseen liittyvien maksujen maksutiedot, vuokravakuustiedot, markkinoinnin segmentointitieto, mahdolliset muut kontaktitiedot ja asiakkaan lähettämät muut tiedot.

Avain- ja kulkuoikeus ja alue- sekä murtohälyttimen päällä/pois tietoja voidaan tallentaa ja käsitellä. Lisäksi voimme tallentaa tilaajavastuulain sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain edellyttämiä tietoja. Asiakkaan ja Minuntallin henkilöstön välisiä puhelinkeskusteluja ja sähköpostiviestejä voidaan tallentaa. Voimme tallentaa myös Minuntallin henkilöstön tekemiä palvelutoimenpiteisiin liittyviä tietoja. Reskontrajärjestelmiin tallennamme tiedot laskutus-, maksu- ja perintätapahtumista.

Tallennamme mahdollisten muiden tallin käyttäjien henkilöiden nimet, puhelinnumerot, sähköpostit ja syntymäajat sekä 16-vuotta täyttäneiden henkilötunnukset, mikäli vuokralainen on ne ilmoittanut.

Kansainvälisten pakotteiden kohdistumisen ja liiketoimintakiellon voimme tallentaa Minuntallin oikeutetun edun turvaamiseksi lakisääteisen velvoitteen perusteella.

Markkinointi
Markkinointitarkoituksia varten, varauksen tekemisen yhteydessä voimme kerätä asiakkaan nimen, osoitteen, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen, IP-osoitteen (internetin yhteyskäytäntöosoite), tietoja kiinnostuksen kohteista sekä mahdollisia muita kontaktitietoja. Keräämme myös mahdolliset kommentit sosiaalisessa mediassa, omilla sivuillamme.

Kameravalvonta
Kameravalvontatiedot sisältävät tiedot kameroiden valvonta-alueella liikkuvista henkilöistä. Videokuvan lisäksi rekisteriin tallentuu tapahtumien päivämäärä ja kellonaika. Henkilöiden puhetta emme kameravalvonnan yhteydessä tallenna. Rekisteri muodostuu Minuntallin tarpeellisiin paikkoihin sijoittamien kameroiden välittämästä digitaalisesta tallenteesta kameran ollessa toiminnassa.

Tietojärjestelmät
Tietojärjestelmien käytön hallintaa varten voimme kerätä asiakkaasta IP-osoitteen, tietojärjestelmien käyttöoikeudet ja niiden rajaukset, käyttöoikeuden haltijan nimen ja sähköpostiosoitteen, muut tunnistetiedot kuten tietojärjestelmien käytön yhteydessä tallentuvat lokitiedot.

Evästeet
Järjestelmäämme voi tallentua evästeiden kautta saatuja tietoja nettiaktiviteeteistasi. Tallentamisen tarkoituksena on kohdentaa sinulle paremmin kiinnostavia viestejä sekä asiakaskokemuksen parantamiseksi ja palvelun kehittämiseksi. Emme käytä evästeiden avulla kerättyä profilointitietoa sinua koskevan päätöksenteon perusteena.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Säännönmukaisina tietolähteinämme ovat tallitilan tai autopaikan vuokrasopimuksen, nimivarauksen, vuokrasuhteen aikana tai markkinointitarkoituksiin annetut tiedot.

Keräämme tietoja rekisteriimme sinulta minuntalli.fi palvelujen käytön yhteydessä, asiakaspalvelutilanteissa tai teksti/whatsapp/sähköpostiviestien yhteydessä. Keräämme tietoja myös tallitilan varauksen tekijältä. Tietoja voi antaa myös kiinteistö- tai vuokravälittäjä. Voimme lisäksi tallentaa sinun ja henkilöstömme välisiä puhelinkeskusteluja ja sähköpostiviestejä.

Tietoja voidaan kerätä myös esimerkiksi osallistuessasi järjestämiimme markkinointikampanjoihin ja -tapahtumiin.

Päivitämme tietojasi muun muassa ilmoitusten ja vuokrasuhteen aikaisten tapahtumien perusteella. Ilmoitusten osalta tietolähteenä voi olla lisäksesi ulkopuolinen taho, jolloin pyrimme asianmukaisesti varmistumaan tietojen oikeellisuudesta. Lisäksi saamme tietoja vuokrailmoitusten liittyvien yhteydenottopyyntöjen perusteella.

Suomen asiakastiedon palvelusta voimme tarkistaa henkilötietojen oikeellisuuden vuokrasopimusten teon yhteydessä. Voimme kerätä ja päivittää henkilötietojasi myös yhteistyökumppaneiltamme sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä saatavien tietojen perusteella.

Luotto- ja maksukäyttäytymistietoja voimme kerätä ja päivittää mm. Suomen Asiakastieto Oy:n rekisteristä.

Tietojärjestelmien käytön hallintaa varten mahdollisesti kerättävät tiedot saamme sinulta itseltäsi ja henkilöstömme luo ja ylläpitää tietoja. IP-osoite- ja evästetietoja keräämme sinulta minuntalli.fi palvelujen käytön yhteydessä.

Kameravalvontarekisteri muodostuu Minuntallin tarpeellisiin paikkoihin sijoittamien kameroiden välittämästä digitaalisesta tallenteesta. Kameravalvontatiedot tallentuvat automaattisesti henkilön saapuessa valvonta-alueelle kameran ollessa toiminnassa.

6. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto

Minuntalli ei julkaise keräämiään yhteystietoja ja noudattaa salassapitovelvollisuutta henkilötietojen suhteen, ellei lainsäädäntö tai oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen muuta edellytä tai tässä rekisteriselosteessa toisin mainita.

Tässä rekisteriselosteessa tarkoitettuja tietoja emme siirrä Minuntalli Oy:n ulkopuolelle, poikkeuksena Minuntalli Oy:n puolesta jotain tiettyä tehtävää (esim. asiakkuuden tai palvelun hoitoa, vuokrausliiketoiminnan, kiinteistönhallintapalvelujen, rakentamisen tai korjaustoiminnan, turvallisuuden valvonnan, asiakastietojen täydentämisen tai perinnän osaa tai tietojärjestelmien kehittämistä) suorittavat sopimuskumppanit, joita sitoo salassapitovelvollisuus ja tietosuojasopimus, sekä ne tahot, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin. Tietosuojasopimuksessa sovitaan EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti mm. tietoturvan tasosta ja tietoturvaloukkauksista ilmoittamisesta Minutallin ja sopimuskumppanin välillä.

Kameravalvonnan rekisterin tietoja ei luovuteta muulloin kuin silloin, kun poliisi tai muu toimivaltainen viranomainen erikseen laissa säädetyssä tarkoituksessa kirjallisesti vaatii rekisterin yksilöityä tietoa haltuunsa.
Minuntallin myydessä kaikki talli/hallitilat tai osan niistä tai liiketoiminnan, vuokralaisten voimassa olevat tiedot luovutetaan ostajalle.

Tietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin, EU:n tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirrettäessä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle huolehditaan aina tietosuojalainsäädännön velvoitteiden toteutumisesta ja asianmukaisten suojatoimien käyttämisestä, kuten Privacy Shield -järjestely (https://www.privacyshield.gov/welcome) tai EU:n komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet. Halutessasi kopion käytetyistä mallisopimuslausekkeista, voit olla meihin yhteydessä yllä mainittujen yhteystietojen kautta.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Markkinointia varten sekä minuntalli.fi yhteydenottolomakkeen kerätyt tiedot poistetaan rekisteristä lähtökohtaisesi vuoden kuluttua niiden keräämisestä. Voit myös erikseen pyytää näiden tietojen poistamista kirjallisesti (kts. yhteystiedot rekisterinpitäjä).

Vuokrasopimukseen perustuvia tietoja voidaan säilyttää kymmenen vuotta siitä, kun vuokrasopimus on päättynyt, vuokrasuhteeseen liittyvät velvoitteet ovat puolin ja toisin loppuun suoritetut. Sama säilytysaika koskee kaikkia tallissa vuokralla olleita henkilöitä ja mm. puhelutallenteita ja muuta kanssasi käytyä vuoropuhelua/viestintää.

Kameravalvonnan tietoja säilytetään tarpeelliseksi todettu aika, jos ne sisältävät käyttötarkoitukseen perustuvaa tutkittavaa tietoa. Tutkinnan päätyttyä tietoa säilytetään sen ajan, joka on tarpeen oikeudellisen vaateen laatimista, esittämistä tai puolustamista varten. Kun aineiston säilyttämisen tarve on päättynyt, tieto poistetaan kolmen vuoden kuluessa. Muussa tapauksessa tieto säännönmukaisesti tuhoutuu uuden tallenteen alle enintään vuoden kuluessa tallentamisesta.

Mahdolliset tietojärjestelmän käytön hallintatiedot säilytetään kuusi kalenterivuotta käyttöoikeuksien poistamisesta lukien.

Evästeiden avulla kerättyjä tietoja säilytetään evästeen luonteesta riippuen enintään kolme vuotta.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Ainoastaan nimetyt Minuntallin tai Minuntallin valitseman sopimuskumppanin henkilöstön edustajat, jotka työnsä puolesta tarvitsevat tietoja, ovat oikeutettuja pääsemään henkilötietoja sisältäviin järjestelmiin ja käsittelemään järjestelmissä olevia tietoja. Henkilökohtaisten tunnusten käyttö vaaditaan. Olemme suojanneet järjestelmät teknisin ja hallinnollisin keinoin.

A. Manuaalinen aineisto/säilytyspaikka ja suojaaminen: Aineisto säilytetään lukitussa ja valvotussa tilassa.

B. Sähköisesti tallennettu aineisto/rekisterien käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus: Tietoihin on pääsy vain Minuntallin nimeämillä henkilöillä. Rekisterin käyttöoikeudet määritellään tehtäväkohtaisesti. Käyttöoikeuksien määrittelyssä noudatamme Minuntallin sisäisiä prosesseja. Tietojen säilytykseen käytettävät tietokannat ja tietoverkot on suojattu organisatorisin ja teknisin toimenpitein. Rekisterin valvonta ja suojaus noudattavat EU-alueella sovellettavia määräyksiä.

9. Henkilön oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä eli Minuntallilta vahvistus siitä, että sinua koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

Sinulla on oikeus tarkistaa rekisteristä itseäsi koskevat henkilötiedot. Voit esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön kirjallisesti Minuntallille. Kirjalliset tarkastuspyynnöt pyydämme toimittamaan sähköpostitse: myynti@minuntalli.fi

Tarkastusoikeuden toteutamme viipymättä, kuitenkin lähtökohtaisesti viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. Tietyissä tilanteissa määräaikaa on mahdollista jatkaa kahdella kuukaudella, jolloin ilmoitamme sinulle asiasta erikseen.
Toimitamme tiedot sinulle yhtenä jäljennöksenä henkilökohtaisesti henkilöllisyyden todistamista vastaan tai muulla tavalla suojatusti luotettavaa tunnistamista käyttäen. Sähköiseen pyyntöön vastataan sähköisesti, jos tämä on tietoturvan näkökulmasta mahdollista.

Jos pyyntösi ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti tai jos pyydät useampia jäljennöksiä, voimme rekisterinpitäjänä periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä.

10. Henkilötietojen oikaiseminen tai poistaminen sekä rekisteröidyn oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista

Voit pyytää virheellisen tiedon korjaamista, jolloin päätämme tiedon korjaamisesta. Havaitun virheellisen tiedon voimme korjata saatuamme oikean tiedon sinulta tai muusta luotettavasta lähteestä.

Siltä osin kuin voit toimia itse, sinun on ilman aiheetonta viivytystä, saatuasi tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuasi, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Olet vastuussa mahdollisen käyttäjäkohtaisen käyttäjätunnuksesi salassapidosta sekä sillä tapahtuneesta käytöstä.

Sinulla on oikeus saada itseäsi koskevat henkilötiedot poistetuksi rekisteristä (oikeus tulla unohdetuksi) säilytysajan päätyttyä, jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten henkilötiedot on kerätty, vastustat käsittelyä, jolle ei ole perusteltua syytä, suostumukseen perustuneen käsittelyn osalta suostumus on peruutettu tai henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai Minuntalli on lain mukaan velvollinen poistamaan tiedot. Rekisterinpitäjänä Minuntalli päättää kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä noudattaen tietojen poistamisesta ilman aiheetonta viivytystä.

Sinulla on oikeus vaatia Minuntallia rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä, kun
• odotat vastaustamme tietojesi oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön,
• käsittely on lainvastaista ja vastustat henkilötietojesi poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista,
• Minuntalli ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi,
• olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet sinun perusteesi.

Jos käsittelyä on rajoitettu edellä mainituilla perusteilla, näitä henkilötietoja saa, säilyttämistä lukuun ottamatta, käsitellä ainoastaan sinun suostumuksellasi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä.

11. Oikeus vastustaa käsittelyä erityiseen henkilökohtaiseen syyhyn liittyen

Sinulla on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen syyhyn perustuen vastustaa käsittelytoimia, joita kohdistamme henkilötietoihisi rekisterinpitäjän oikeutetun edun nojalla.

Voit esittää vastustamista koskevan vaatimuksesi, jossa erittelet ne perusteet, joiden nojalla vastustat käsittelyä, tämän rekisteriselosteen rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle (sivu 1). Minuntalli voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöäsi laissa säädetyin perustein.

12. Oikeus kieltää suoramarkkinointi

Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, voit milloin tahansa vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin. Jos vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten, niitä ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen.

13. Oikeus peruuttaa antamansa suostumus

Sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn milloin tahansa, siltä osin kun henkilötietojesi käsittely perustuu omaan suostumukseesi. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Jos haluat peruuttaa suostumuksesi, ota meihin yhteyttä yllä mainittuja yhteystietoja käyttäen.

14. Henkilön oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot, jotka olet toimittanut Minuntallille, ja joita käsittelemme suostumuksesi tai sopimussuhteen nojalla, koneellisesti luettavassa muodossa itsellesi ja pyynnöstä siirrettyä suoraan toiselle rekisteripitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista ja turvallista.

15. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi), jos Minuntalli ei rekisterinpitäjänä ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

16. Yhteydenotot

Nousiko mieleesi lisäkysymyksiä?
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa autamme sinua mielellämme. Otathan meihin yhteyttä sähköpostitse. Katso yhteystiedot rekisteriselosteen alussa kohdasta 1. ’Rekisterinpitäjä’.